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N-3, r. 17 - Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires

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Updated to 1 September 2012

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chapter N-3, r. 17

Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires

NOTARIES — KEEPING OF FILES AND OFFICES

Notaries Act

(chapter N-3, s. 98, 1st par., subpar. (2) and (4)).

N-3

Professional Code

(chapter C-26, s. 91).

C-26

09September 011 2012

See French Edition

chapter N-3, r. 17

Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires

NOTARIES — KEEPING OF FILES AND OFFICES

Notaries Act

(chapter N-3, s. 98, 1st par., subpar. (2) and (4)).

N-3

Professional Code

(chapter C-26, s. 91).

C-26

09September 011 2012

See French Edition

CHAPTER I

DOSSIERS

DIVISION I

DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Le notaire qui exerce sa profession, seul ou en société, à son compte ou comme employé d’un notaire, d’un professionnel, d’une société de notaires ou d’une société de professionnels, doit tenir et conserver un dossier pour chacun des clients à qui il rend des services professionnels.

Décision 2010-11-15, a. 1.

2. Malgré l’article 1, lorsqu’un notaire est membre d’une société ou employé de celle-ci, d’un organisme public ou d’une personne physique ou morale, les dossiers relatifs aux contrats de service qui ont été confiés à ce notaire sont considérés être les dossiers de ce dernier s’il peut y inscrire les renseignements mentionnés aux articles 4 et 10. Dans le cas contraire, ce notaire demeure assujetti à l’obligation prévue à l’article 1.

Aux fins du présent règlement, un organisme public est:

(1) un ministère ou un mandataire de Sa Majesté du chef du Canada, d’une province ou d’un territoire;

(2) un organisme gouvernemental, un organisme municipal, un organisme scolaire et un établissement de santé ou de services sociaux, notamment ceux qui sont assujettis à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1), un organisme ou une entreprise du gouvernement assujetti à la Loi sur l’administration financière (chapitre A-6.001) ainsi qu’un mandataire et une filiale dont les états financiers sont consolidés avec ceux de l’organisme.

Décision 2010-11-15, a. 2.

DIVISION II

IDENTITÉ

§ 1. — Renseignements à noter

3. Les articles 4 à 9 ne s’appliquent pas lorsque le client est une institution financière, un organisme public ou un émetteur assujetti.

De plus, ils ne s’appliquent pas au notaire qui accepte, pour le compte d’un autre notaire, d’exécuter une partie d’un dossier faisant appel à son expertise ou à qui est confié la seule exécution d’une partie ou de la totalité d’un dossier, à moins d’une convention contraire. Cette exception ne s’applique pas au notaire qui reçoit un acte notarié.

Aux fins du présent règlement, est un émetteur assujetti, un organisme au sens d’une loi sur les valeurs mobilières de toute province ou de tout territoire du Canada ou une personne morale dont les actions sont négociées sur une bourse des valeurs visée à la Loi de l’impôt sur le revenu (L.R.C. 1985, c. 1 (5e Suppl.)) ainsi qu’une filiale de cet organisme ou de cette personne morale.

Aux fins du présent règlement, est une institution financière:

(1) une banque assujettie à la Loi sur les banques (L.C. 1991, c. 46) et une banque étrangère autorisée au sens de l’article 2 de cette loi à l’égard de ses activités au Canada;

(2) une caisse d’épargne et de crédit, une société coopérative de crédit ou une caisse populaire réglementée sous le régime d’une loi provinciale;

(3) une association réglementée sous le régime de la Loi sur les associations coopératives de crédit (L.C. 1991, c. 48);

(4) une société assujettie à la Loi sur les sociétés de fiducie et de prêt (L.C. 1991, c. 45) et une société de fiducie ou une société de prêt réglementée sous le régime d’une loi provinciale;

(5) un ministère ou un mandataire de Sa Majesté du chef du Canada, d’une province ou d’un territoire qui accepte des sommes d’argent en dépôt lorsqu’il fournit des services financiers au public;

(6) une filiale d’une institution financière dont les états financiers sont consolidés avec ceux de l’institution financière.

Décision 2010-11-15, a. 3.

4. Lorsque le notaire fournit des services juridiques qui ne requièrent pas la réception d’un acte notarié ou la réception, le versement ou le virement de fonds et qu’il ne donne pas d’instruction à cet effet, il doit noter et conserver au dossier les renseignements suivants:

(1) si le client est une personne physique, son nom, l’adresse et le numéro de téléphone de son domicile et son emploi;

(2) si le client est un organisme, soit une personne morale, une société de personnes, une coopérative ou une association non constituée en personne morale:

(a) le numéro de constitution ou d’identification;

(b) le lieu de délivrance du certificat de constitution ou du numéro d’identification;

(d) le nom, la fonction et les coordonnées des personnes autorisées à donner des instructions relatives aux services professionnels requis du notaire dans le cadre du contrat de service.

Lorsqu’un mandataire agit pour le bénéfice d’un client, le notaire doit également noter les renseignements mentionnés au présent article concernant ce mandataire.

Décision 2010-11-15, a. 4.

§ 2. — Vérification de l’identité

5. Lorsque le notaire fournit des services juridiques qui requièrent la réception d’un acte notarié ou la réception, le versement ou le virement de fonds ou qu’il donne des instructions à cet effet, le notaire doit préalablement obtenir les renseignements et les documents concernant l’identité et procéder à la vérification de l’identité du client et du mandataire.

Il doit conserver au dossier une preuve de vérification de l’identité.

Décision 2010-11-15, a. 5.

6. La vérification de l’identité se fait au moyen de deux documents de source fiable et indépendante. Dans le cas d’une personne physique, l’un de ces documents doit comporter une photographie.

Sont notamment des documents de source fiable et indépendante:

(1) dans le cas d’une personne physique:

(a) un permis de conduire;

(b) un acte de naissance;

(d) un passeport.

(2) dans le cas d’un organisme visé au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4, un document émis par un organisme public prouvant son existence et indiquant son nom et son adresse ainsi que le nom de ses administrateurs, tel:

(a) un certificat de constitution ou d’immatriculation;

(b) une copie du rapport annuel le plus récent;

(d) une copie des lettres patentes;

(e) un contrat de société ou un contrat d’association.

Décision 2010-11-15, a. 6.

7. Dans le cas d’un organisme visé au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4, le notaire doit prendre les mesures raisonnables pour obtenir les renseignements suivants et les noter au dossier:

(1) le nom et la profession des administrateurs de l’organisme autre qu’une maison de courtage de valeurs;

(2) le nom, l’adresse et la profession de toutes les personnes qui détiennent au moins 25% des actions ou des parts sociales de l’organisme.

S’il ne peut obtenir ces renseignements, le notaire doit noter au dossier les démarches qu’il a effectuées pour tenter de les obtenir.

Décision 2010-11-15, a. 7.

8. Sauf pour les cas impliquant la réception d’un acte notarié, la vérification de l’identité d’une personne physique qui n’est pas présente, mais qui est ailleurs au Canada, qui agit pour elle-même, pour une autre personne physique ou pour un organisme, s’effectue en obtenant une attestation d’un commissaire à l’assermentation au Canada ou d’un répondant au Canada qui atteste avoir vu un des documents visés au paragraphe 1 du deuxième alinéa de l’article 6.

L’attestation doit contenir le nom, la profession, l’adresse et la signature de la personne fournissant l’attestation et doit être accompagnée d’une copie conforme à l’original de l’un des documents visés au paragraphe 1 du deuxième alinéa de l’article 6.

La vérification de l’identité d’un organisme s’effectue en obtenant un document visé au paragraphe 2 du deuxième alinéa de l’article 6.

En application du présent article, un répondant doit exercer l’une des professions ou occuper l’un des emplois suivants au Canada:

(1) notaire;

(2) agent de la paix;

(3) architecte;

(4) avocat;

(5) chiropraticien;

(6) comptable professionnel agréé;

(7) dentiste;

(8) directeur d’école;

(9) infirmier;

(10) ingénieur;

(11) juge;

(12) magistrat;

(13) médecin;

(14) notaire public;

(15) parajuriste titulaire d’un permis en Ontario;

(16) pharmacien;

(17) optométriste;

(18) médecin vétérinaire.

Le notaire doit s’assurer que cette personne est inscrite auprès d’un ordre professionnel ou d’un organisme similaire.

Décision 2010-11-15, a. 8.

9. Sauf pour les cas impliquant la réception d’un acte notarié, la vérification de l’identité d’une personne physique qui est à l’extérieur du Canada qui agit pour elle-même, pour une autre personne physique ou pour un organisme visé au paragraphe 2 du premier alinéa de l’article 4, s’effectue en confiant à un mandataire, aux termes d’une entente écrite, la responsabilité d’obtenir une attestation accompagnée de l’un des documents visés au paragraphe 1 du deuxième alinéa de l’article 6 et lui fournir une attestation contenant les renseignements visés au deuxième alinéa de l’article 8.

La vérification de l’identité d’un organisme s’effectue en obtenant un document visé au paragraphe 2 du deuxième alinéa de l’article 6.

Décision 2010-11-15, a. 9.

10. Le notaire doit, pour chaque dossier, noter les renseignements et conserver les documents suivants à son dossier:

(1) la date d’ouverture du dossier;

(2) le cas échéant, une copie du contrat de service professionnel qu’il a conclu avec le client ou une description des motifs de la consultation accompagnée, s’il y a lieu, de la convention écrite d’honoraires;

(3) l’énumération détaillée et la description des services professionnels rendus;

(4) les recommandations faites au client dans le cadre d’une opinion juridique;

(5) les notes et la correspondance relatives aux services professionnels rendus;

(6) les documents et titres fournis par le client, s’il y a lieu;

(7) une compilation des heures affectées à l’accomplissement du contrat de service ou de la consultation, par lui et son personnel, si la facturation est établie sur une base horaire;

(8) une copie de la note détaillée d’honoraires et de frais qu’il a transmise au client;

(9) tous les autres documents et renseignements qu’il doit recueillir ou vérifier.

Décision 2010-11-15, a. 10.

11. À l’ouverture d’un dossier, le notaire qui prépare et signe un contrat de service professionnel avec un client doit le faire en deux exemplaires; il doit en remettre un exemplaire à ce client et conserver l’autre au dossier. Il en est de même pour la convention d’honoraires préparée et signée par le notaire et le client.

Décision 2010-11-15, a. 11.

12. Les modifications apportées à un contrat de service professionnel ou à une convention d’honoraires doivent être préparées et signées en deux exemplaires, dont l’un est remis au client et l’autre est conservé au dossier.

Décision 2010-11-15, a. 12.

13. Le notaire doit, dans tout dossier se rapportant à la signature d’un acte d’aliénation d’un immeuble, conserver l’original ou une photocopie des documents suivants, à moins d’en avoir été exempté par les parties:

(1) les documents constituant l’examen des titres couvrant une période d’au moins 30 ans précédant la date de l’acte ou lorsque le titre du constituant remonte à plus de 30 ans, jusqu’à cette date;

(2) le certificat de localisation, le plan d’arpentage ou la description technique de l’immeuble;

(3) la preuve du paiement des taxes municipales et du droit de mutation;

(4) la preuve du paiement des taxes scolaires;

(5) l’état de décaissement des fonds détenus en fidéicommis par le notaire;

(6) le cas échéant, une preuve de l’existence d’un contrat d’assurance contre l’incendie.

Dans le cas d’un projet immobilier de plus de 5 immeubles, le notaire peut tenir, pour l’ensemble du projet, un dossier maître contenant les documents exigés au premier alinéa.

Décision 2010-11-15, a. 13.

14. Le notaire doit, sans délai après la clôture d’un acte, à moins d’en avoir été exempté par les parties, veiller à l’inscription ou la radiation des droits contenus à cet acte au registre foncier ou au registre des droits personnels et réels mobiliers et conserver au dossier une photocopie du sommaire ou de l’extrait sur laquelle a été apposé un certificat de l’inscription faite sur le registre.

Décision 2010-11-15, a. 14.

15. Dans le cas où un service professionnel requiert la signature d’un acte visant la radiation totale ou partielle de tous droits inscrits au registre foncier ou au registre des droits personnels et réels mobiliers, le notaire doit, dans les plus brefs délais, veiller à la signature de cet acte.

Décision 2010-11-15, a. 15.

16. Le notaire qui utilise le support informatique pour le traitement et la conservation de tout ou partie des éléments, renseignements et documents relatifs à un dossier doit:

(1) sauvegarder les données ainsi recueillies et en conserver une copie conformément à l’article 32;

(2) utiliser une base de données distincte de toute autre pour la tenue des dossiers visés au présent règlement;

(3) protéger l’accès de ces données notamment par l’utilisation d’un mot de passe.

Décision 2010-11-15, a. 16.

17. Lorsqu’un service professionnel qu’il rend implique plus d’une partie, le notaire peut regrouper les éléments, renseignements et documents visés aux articles 4 à 9 dans un seul dossier identifié au nom d’une de ces parties.

Décision 2010-11-15, a. 17.

18. Le dossier peut être identifié sous un numéro pourvu que le système de classement permette le repérage par le nom de chacune des parties.

Décision 2010-11-15, a. 18.

19. Le notaire doit tenir à jour chaque dossier jusqu’au moment où il cesse de rendre des services professionnels aux parties visées par ce dossier.

Décision 2010-11-15, a. 19.

20. Le notaire doit conserver chaque dossier pendant une période d’au moins 10 ans à compter du dernier service professionnel rendu.

Décision 2010-11-15, a. 20.

21. Lorsqu’une partie demande à reprendre un document qui lui appartient dans le dossier qui la concerne, le notaire doit insérer au dossier une note indiquant la nature du document et la date du retrait. Le notaire doit conserver au dossier une copie du document et la correspondance confirmant la transmission de ce document ou faire contresigner la note insérée au dossier par la partie qui requiert le document visé.

Décision 2010-11-15, a. 21.

CHAPTER II

TENUE DES ÉTUDES

22. Le présent chapitre s’applique à l’étude où un notaire visé à l’article 1 exerce sa profession.

Pour les fins du présent règlement, l’étude est le local où le notaire rend des services professionnels.

Décision 2010-11-15, a. 22.

23. Le notaire doit conserver dans son étude ou à tout autre endroit déterminé par le Conseil d’administration ses greffes, répertoire, index, livres et registres de comptabilité en fidéicommis ainsi que les dossiers visés au chapitre I, sauf autorisation écrite du secrétaire de la Chambre lui permettant de les conserver en tout ou en partie dans un autre endroit conformément à l’article 32.

Décision 2010-11-15, a. 23.

24. L’étude du notaire doit comprendre un cabinet de consultation dans un local fermé, réservé en tout temps à l’exercice de sa profession et aménagé de façon à ce que l’identité des personnes qui s’y trouvent ne puisse être connue et que leurs comportement et conversations ne puissent être perçus de l’extérieur de ce cabinet.

Décision 2010-11-15, a. 24.

25. L’étude doit également comprendre une salle d’attente adjacente au cabinet de consultation, destinée à recevoir les clients.

Décision 2010-11-15, a. 25.

26. Si l’étude est située dans un édifice commercial ou public, son entrée doit donner directement sur l’extérieur ou sur une aire de circulation interne destinée au public ou à la clientèle de cet édifice.

Lorsqu’une étude est située à l’intérieur d’un local servant à l’exercice d’autres professions régies par le Code des professions (chapitre C-26), où sont mis en commun certains services, notamment la réception téléphonique, la salle d’attente ou la salle de conférence, son entrée peut donner directement sur la salle d’attente.

Décision 2010-11-15, a. 26.

27. Le notaire doit afficher son permis à la vue du public.

Décision 2010-11-15, a. 27.

28. Le notaire doit mettre à la vue du public, dans la salle d’attente, une copie du Code de déontologie des notaires (chapitre N-3, r. 2) et du Règlement sur la procédure de conciliation et d’arbitrage des comptes des notaires (chapitre N-3, r. 12). Il doit également inscrire sur chacun de ces règlements les coordonnées de la Chambre.

Décision 2010-11-15, a. 28.

29. Le notaire qui s’absente de son étude pour plus de 15 jours doit prendre les mesures nécessaires pour informer les personnes qui tentent de le rejoindre, de la durée de cette absence ainsi que du nom et de l’adresse du procureur nommé conformément au sous-paragraphe l du paragraphe 3 de l’article 15 de la Loi sur le notariat (chapitre N-2).

Décision 2010-11-15, a. 29.

CHAPTER III

PAPIER RÉGLEMENTAIRE, INDEX AU RÉPERTOIRE, CHAMBRES-FORTES ET COFFRES-FORTS

30. Le notaire doit employer, pour ses originaux, du papier chiffon mesurant 216 mm sur 356 mm et dont le grammage ou la masse doit être au moins de 75 g par mètre carré.

Décision 2010-11-15, a. 30.

31. Le notaire doit tenir l’index prévu à l’article 20 de la Loi sur le notariat (chapitre N-2), sous forme de fiche ou autrement, par ordre alphabétique du nom des parties. Il doit doter ces index d’un indice permettant un repérage rapide des actes inscrits au répertoire.

Décision 2010-11-15, a. 31.

32. Le notaire conserve ses minutes, répertoire, index, livres de comptabilité en fidéicommis, logiciels d’application, incluant notamment les logiciels de gestion, de base de données et de comptabilité, les mises à jour ainsi que les copies de sauvegarde des données dans une chambre-forte ou un coffre-fort offrant la garantie d’une résistance au feu de 927 °C pour une période d’au moins 1 heure.

Décision 2010-11-15, a. 32.

33. Pour l’application de l’article 32, le notaire doit, à la demande du comité exécutif, du secrétaire, d’un syndic, d’un inspecteur ou d’un inspecteur correspondant, fournir un certificat d’un expert attestant que sa chambre-forte ou son coffre-fort est conforme aux exigences de cet article.

Décision 2010-11-15, a. 33.

34. Le présent règlement remplace le Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires (chapitre N-3, r. 16).

Décision 2010-11-15, a. 34.

35. (Omis).

Décision 2010-11-15, a. 35.

REFERENCES

Décision 2010-11-15, 2012 G.O. 2, 821

L.Q. 2012, c. 11, a. 32

N-3, r. 17 - Règlement sur la tenue des dossiers et des études des notaires

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